Den Syndic zu wechseln lässt sich nicht durch ein einfaches Schreiben regeln. Der Syndic wird von der Generalversammlung der Miteigentümer bestellt ; seine Ersetzung muss daher ebenfalls vorbereitet und gemeinschaftlich beschlossen werden.
Das Vorgehen besteht darin, das laufende Mandat zu überprüfen, die Lösungen zu vergleichen, die Frage auf die Tagesordnung zu setzen, über die Bestellung des neuen Syndics abzustimmen und die Übergabe der Unterlagen zu organisieren. Wenn diese Schritte vorausschauend geplant werden, kann der Wechsel ohne Unterbrechung in der Verwaltung des Gebäudes erfolgen.
Handelt es sich um eine Nichtverlängerung oder um eine Abberufung ?
Zwei Situationen sind zu unterscheiden. Die Nichtverlängerung tritt ein, wenn das Mandat sein Ende erreicht und die Generalversammlung beschließt, es nicht zu verlängern. Die Abberufung beendet das Mandat vor seinem Ablauf.
In beiden Fällen muss das Miteigentum ebenfalls einen neuen Syndic bestellen. Ein von einem oder mehreren Miteigentümern gesandtes Schreiben genügt daher nicht, um den Wechsel herbeizuführen : die Entscheidung obliegt der Generalversammlung.
Welche Regeln sind vor Beginn zu prüfen ?
Das Mandat des Syndics darf drei Jahre nicht überschreiten. Seine Fortsetzung erfordert eine neue Entscheidung der Generalversammlung : eine stillschweigende Verlängerung gibt es nicht.
Die Bestellung und die Abberufung des Syndics unterliegen der Mehrheit der Stimmen aller Miteigentümer, ob sie anwesend, vertreten oder abwesend sind. Wird diese Mehrheit bei der ersten Abstimmung nicht erreicht, kann eine neue Versammlung mit der Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Miteigentümer entscheiden (Artikel 15).
Vor jedem Schritt sind der Syndic-Vertrag, die Miteigentumsordnung und die letzten Protokolle erneut zu lesen. Diese Unterlagen ermöglichen es, das genaue Datum des Mandatsendes, die für seine Beendigung vorgesehenen Bedingungen und die von der Versammlung bereits getroffenen Entscheidungen zu ermitteln.
Schritt 1: die Kandidaten vergleichen
Es ist vorzuziehen, mehrere Angebote einzuholen, um die Leistungen, die Honorare, die Verfügbarkeit des Verwalters, die verwendeten Werkzeuge und die auf vergleichbaren Gebäuden gewonnene Erfahrung zu vergleichen. Dieser Vergleich muss sachlich bleiben. Ziel ist nicht nur, ein günstigeres Angebot zu finden, sondern den Miteigentümern zu ermöglichen zu verstehen, was tatsächlich übernommen wird.
Schritt 2: die Entscheidung auf die Tagesordnung setzen
Der Wechsel des Syndics kann nur beschlossen werden, wenn die Frage auf der Tagesordnung der Generalversammlung steht. Die Miteigentümer müssen rechtzeitig die nützlichen Informationen erhalten, um die Bewerbungen zu prüfen und die vorgeschlagenen Bedingungen zu verstehen. Die Vorbereitung dieses Schritts wird im Artikel Ihre Generalversammlung vorbereiten und leiten ausführlich behandelt.
Schritt 3: über die Bestellung abstimmen
Die Generalversammlung entscheidet nach den anwendbaren Mehrheitsregeln. Das Protokoll muss die getroffene Entscheidung, die Identität des bestellten Syndics und das Datum, an dem sein Mandat beginnt, klar angeben. Um eine Zeit ohne Verwaltung zu vermeiden, muss das Wirksamwerden des neuen Mandats mit dem Ende des vorherigen abgestimmt werden.
Schritt 4: die Übergabe organisieren
Die Unterlagen des Miteigentums gehören der Miteigentümergemeinschaft. Der Syndic bewahrt sie für deren Rechnung auf und muss sie am Ende seines Mandats zurückgeben. Das Gesetz und die großherzogliche Verordnung setzen keine genaue Frist für die Übergabe an den Nachfolger fest. Es ist daher ratsam, diese Übergabe ab der Entscheidung der Versammlung zu organisieren.
Ein schriftliches Inventar ermöglicht es, die Archive, die Konten, die Bankensituation, die verfügbaren Mittel, die Verträge, die digitalen Zugänge, die laufenden Arbeiten, die Vorfälle, die Rechtsstreitigkeiten und die nützlichen Kontaktdaten nachzuverfolgen. Dieses Inventar sollte bei der Übergabe unterzeichnet werden.
Was geschieht bei Vakanz oder Ausfall ?
Wenn der Syndic nicht mehr handelt oder das Miteigentum ohne Syndic dasteht, sieht das Gesetz ein besonderes Verfahren vor. Nach einer Inverzugsetzung, die fünfzehn Tage lang ohne Wirkung geblieben ist, kann jeder Betroffene den Präsidenten des Gerichts anrufen. In der Zwischenzeit sorgt der Verwaltungsbeirat für die laufende Verwaltung und die dringenden Handlungen. Diese Situation darf nicht mit einem Wechsel des Syndics verwechselt werden, der normal von der Generalversammlung vorbereitet wird.
Referenztexte
Der Wechsel des Syndics unterliegt insbesondere den Artikeln 15, 16 und 22 des geänderten Gesetzes vom 16. Mai 1975 über das Statut des Miteigentums an bebauten Grundstücken. Die Rückgabe der vom Syndic gehaltenen Archive und Unterlagen ist durch Artikel 23 der großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975 geregelt.