Ein kleines Miteigentum ist nicht verpflichtet, seine Verwaltung einem beruflichen Syndic anzuvertrauen. Unter bestimmten Bedingungen kann einer der Miteigentümer als Syndic bestellt werden und die Verwaltung des Gebäudes selbst übernehmen.
Diese Möglichkeit hebt jedoch keine der Pflichten des Miteigentums auf. Der nicht berufliche Syndic muss von der Generalversammlung bestellt werden, eine getrennte Buchführung führen, die Versammlungen organisieren, die Archive aufbewahren und dieselben Betriebsregeln wie ein beruflicher Syndic anwenden.
Welches kleine Miteigentum darf von einem Miteigentümer verwaltet werden ?
Die Regel wird oft mit dem Ausdruck « von 2 bis 9 Einheiten » zusammengefasst. Diese Formel ist ungenau. Die Befreiung von der Niederlassungsgenehmigung betrifft Gebäude mit höchstens neun Wohneinheiten, sofern mindestens eine dieser Einheiten dem vorgeschlagenen Syndic gehört.
Die Schwelle bezieht sich also auf die Wohneinheiten und nicht auf die Gesamtzahl der in der Teilungserklärung aufgeführten Einheiten. Da das Kriterium ausdrücklich auf Einheiten « zu Wohnzwecken » abzielt, wird ein Keller oder ein Stellplatz — der diese Nutzung nicht hat — nicht mitgezählt ; nur Einheiten zu gemischter oder beruflicher Nutzung könnten eine Einzelfallbeurteilung erfordern.
Der Syndic muss außerdem selbst Eigentümer einer Einheit im Gebäude sein. Ein außenstehender Dritter, selbst wenn er bereit ist, ehrenamtlich tätig zu werden, fällt nicht unter diese Befreiung.
Wie wird der nicht berufliche Syndic bestellt ?
Der Miteigentümer, der diese Funktion annimmt, wird nicht durch bloße Vereinbarung unter Nachbarn zum Syndic. Wie jeder Syndic muss er von der Generalversammlung mit der Mehrheit der Stimmen aller Miteigentümer bestellt werden. Sein Mandat darf drei Jahre nicht überschreiten. Es kann anschließend durch eine neue Entscheidung der Versammlung erneuert werden.
Die Tatsache, diese Tätigkeit nicht beruflich auszuüben, verringert daher weder die Rolle der Generalversammlung noch die mit dem Mandat verbundene Verantwortung.
Muss man Buchhalter sein, um diese Funktion auszuüben ?
Es ist kein Buchhaltungsdiplom erforderlich. Die buchhalterischen Pflichten bleiben jedoch dieselben. Der Syndic führt für die Miteigentümergemeinschaft eine von seinem persönlichen Vermögen getrennte Buchführung. Diese Buchführung muss die Situation jedes Miteigentümers erkennen lassen.
Die Mittel des Miteigentums müssen ebenfalls auf einem im Namen der Gemeinschaft eröffneten Konto verwaltet werden. Die für das Gebäude vereinnahmten Beträge dürfen niemals mit dem persönlichen Geld des Syndics vermischt werden.
Die Verteilung der Lasten erfolgt nach den anwendbaren Anteilen und, sofern vorgesehen, nach dem individuell gemessenen Verbrauch. Die Schwierigkeit liegt daher nicht zwangsläufig in komplexen Berechnungen, sondern in der Regelmäßigkeit der Buchungen, der Aufbewahrung der Belege und der Fähigkeit, die Konten zu erläutern.
Welche Aufgaben müssen tatsächlich wahrgenommen werden ?
Ein Miteigentum selbst zu verwalten bedeutet insbesondere, die Konten zu führen, das Budget vorzubereiten, die Vorschüsse anzufordern, die Generalversammlung einzuberufen, die Entscheidungen vorzubereiten, die Protokolle zu verfassen, die Verträge zu verfolgen und die Archive aufzubewahren. Diese Archive gehören der Miteigentümergemeinschaft und nicht der Person, die die Funktion des Syndics ausübt.
Der Syndic muss außerdem die Arbeiten, die Vorfälle, die Zahlungen, die etwaigen Zahlungsrückstände und die von der Versammlung getroffenen Entscheidungen verfolgen. Selbst in einem kleinen Gebäude müssen diese Aufgaben dokumentiert werden, damit die Verwaltung von einer anderen Person verstanden und übernommen werden kann.
Müssen kleine Miteigentümergemeinschaften einen Arbeitsfonds bilden ?
Ja. Der Arbeitsfonds ist für die dem Gesetz vom 16. Mai 1975 unterliegenden Miteigentümergemeinschaften obligatorisch, unabhängig von ihrer Größe. Er betrifft nicht nur die großen Gebäude und nicht nur die vollständig zu Wohnzwecken genutzten Gebäude. Auch die gemischten Gebäude sind betroffen, ebenso die Gesamtheit der Einheiten, einschließlich der Keller und der Stellplätze. Die in den Arbeitsfonds eingezahlten Beträge müssen von den für die laufenden Lasten bestimmten Vorschüssen getrennt bleiben.
Bevor man loslegt
Die nicht berufliche Verwaltung kann für ein einfaches Miteigentum geeignet sein, in dem die Miteigentümer zusammenarbeiten und in dem einer von ihnen bereit ist, Zeit für die Verwaltung aufzuwenden. Sie wird heikler, wenn die Konten alt oder unvollständig sind, wenn bedeutende Arbeiten geplant sind, wenn Zahlungsrückstände bestehen oder wenn die Beziehungen zwischen den Miteigentümern konfliktbeladen sind.
Die Frage ist daher nicht nur, ob die direkte Verwaltung erlaubt ist. Man muss auch prüfen, ob das Miteigentum über die Zeit, die Sorgfalt und die Kontinuität verfügt, die erforderlich sind, um sie ordnungsgemäß zu übernehmen.
Wo die Regeln zu finden sind
Die Funktionsweise des Miteigentums und die Bestellung des Syndics unterliegen dem geänderten Gesetz vom 16. Mai 1975 über das Statut des Miteigentums an bebauten Grundstücken und der zu seiner Durchführung erlassenen großherzoglichen Verordnung vom 13. Juni 1975, die insbesondere die getrennte Buchführung, das im Namen der Gemeinschaft eröffnete Konto und die Archive regeln.
Die Befreiung von der Niederlassungsgenehmigung ergibt sich aus dem geänderten Gesetz vom 2. September 2011 zur Regelung des Zugangs zu den Berufen des Handwerkers, des Kaufmanns, des Industriellen sowie zu bestimmten freien Berufen ; ihre Bedingungen werden auf Guichet.lu dargestellt.
Der Arbeitsfonds ist durch Artikel 11bis des Gesetzes vom 16. Mai 1975 geregelt, eingeführt durch das Gesetz vom 30. Juni 2022 ; sein Anwendungsbereich wird durch die FAQ des Wohnungsbauministeriums präzisiert.