Une petite copropriété n'est pas obligée de confier sa gestion à un syndic professionnel. Dans certaines conditions, l'un des copropriétaires peut être désigné comme syndic et assurer lui-même la gestion de l'immeuble.
Cette possibilité ne supprime toutefois aucune des obligations de la copropriété. Le syndic non professionnel doit être désigné par l'assemblée générale, tenir une comptabilité séparée, organiser les assemblées, conserver les archives et appliquer les mêmes règles de fonctionnement qu'un syndic professionnel.
Quelle petite copropriété peut être gérée par un copropriétaire ?
La règle est souvent résumée par l'expression « de 2 à 9 lots », mais cette formule est imprécise. La dispense d'autorisation d'établissement concerne les immeubles comportant au maximum neuf lots à usage d'habitation, à condition qu'au moins l'un de ces lots appartienne au syndic proposé.
Le seuil porte donc sur les lots à usage d'habitation, et non sur le nombre total de lots figurant dans l'état descriptif de division. Le critère visant expressément les lots « à usage d'habitation », une cave ou un emplacement de stationnement — qui n'a pas cet usage — n'entre pas dans le décompte ; seuls des lots à usage mixte ou professionnel pourraient appeler une appréciation au cas par cas.
Le syndic doit également être lui-même propriétaire d'un lot dans l'immeuble. Un tiers extérieur, même s'il accepte d'intervenir bénévolement, ne relève pas de cette dispense.
Comment le syndic non professionnel est-il désigné ?
Le copropriétaire qui accepte cette fonction ne devient pas syndic par simple accord entre voisins. Comme tout syndic, il doit être désigné par l'assemblée générale, à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Son mandat ne peut pas dépasser trois ans et peut ensuite être renouvelé par une nouvelle décision de l'assemblée.
Le fait de ne pas exercer cette activité à titre professionnel ne réduit donc ni le rôle de l'assemblée générale ni la responsabilité attachée au mandat.
Faut-il être comptable pour exercer cette fonction ?
Aucun diplôme de comptabilité n'est exigé. En revanche, les obligations comptables restent les mêmes : le syndic tient, pour le syndicat des copropriétaires, une comptabilité distincte de son patrimoine personnel, et cette comptabilité doit faire apparaître la situation de chaque copropriétaire.
Les fonds de la copropriété doivent également être gérés sur un compte ouvert au nom du syndicat. Les sommes encaissées pour l'immeuble ne doivent jamais être mélangées avec l'argent personnel du syndic.
La répartition des charges s'effectue selon les quotes-parts applicables et, lorsque cela est prévu, selon les consommations mesurées individuellement. La difficulté ne réside donc pas nécessairement dans des calculs complexes, mais dans la régularité des écritures, la conservation des justificatifs et la capacité à expliquer les comptes.
Quelles tâches faut-il réellement assurer ?
Gérer soi-même une copropriété signifie notamment tenir les comptes, préparer le budget, appeler les provisions, convoquer l'assemblée générale, préparer les décisions, rédiger les procès-verbaux, suivre les contrats et conserver les archives. Ces archives appartiennent au syndicat des copropriétaires, et non à la personne qui exerce la fonction de syndic.
Le syndic doit également suivre les travaux, les incidents, les paiements, les éventuels impayés et les décisions prises par l'assemblée. Même dans un petit immeuble, ces tâches doivent être documentées afin que la gestion puisse être comprise et reprise par une autre personne.
Les petites copropriétés doivent-elles constituer un fonds de travaux ?
Oui. Le fonds de travaux est obligatoire pour les copropriétés soumises à la loi du 16 mai 1975, quelle que soit leur taille. Il ne concerne pas seulement les grands immeubles ni les seuls bâtiments entièrement résidentiels : les immeubles mixtes sont également concernés, ainsi que l'ensemble des lots, y compris les caves et les emplacements. Les sommes versées au fonds de travaux doivent rester distinctes des provisions destinées aux charges courantes.
Avant de se lancer
La gestion non professionnelle peut convenir à une copropriété simple dans laquelle les copropriétaires coopèrent et où l'un d'eux accepte de consacrer du temps à la gestion. Elle devient plus délicate lorsque les comptes sont anciens ou incomplets, que des travaux importants sont prévus, que des impayés existent ou que les relations entre copropriétaires sont conflictuelles.
La question n'est donc pas seulement de savoir si la gestion directe est autorisée. Il faut aussi vérifier si la copropriété dispose du temps, de la rigueur et de la continuité nécessaires pour l'assumer correctement.
Où trouver les règles
Le fonctionnement de la copropriété et la désignation du syndic relèvent de la loi modifiée du 16 mai 1975 portant statut de la copropriété des immeubles bâtis et du règlement grand-ducal du 13 juin 1975 pris pour son exécution, qui encadrent notamment la comptabilité séparée, le compte ouvert au nom du syndicat et les archives.
La dispense d'autorisation d'établissement résulte de la loi modifiée du 2 septembre 2011 réglementant l'accès aux professions d'artisan, de commerçant, d'industriel ainsi qu'à certaines professions libérales ; ses conditions sont présentées sur le Guichet.lu.
Le fonds de travaux est régi par l'article 11bis de la loi du 16 mai 1975, introduit par la loi du 30 juin 2022 ; son périmètre est précisé par la FAQ du Ministère du Logement.