Eine Miteigentumsaufstellung kann mehrere Beträge ausweisen, die einander zu ähneln scheinen: Mittelabrufe, Vorschüsse, erhaltene Zahlungen, Ausgleich oder Saldo. Diese Zahlen bedeuten jedoch nicht dasselbe. Das Vokabular hängt auch vom Blickwinkel ab. Der Syndic stellt einen Mittelabruf aus, wenn er die Zahlung eines Betrags verlangt. Für den Miteigentümer stellt der geforderte Betrag einen Vorschuss dar, das heißt eine Vorauszahlung auf die Lasten, deren endgültiger Betrag noch nicht bekannt ist.
Um zu verstehen, was Sie tatsächlich schulden, müssen Sie also unterscheiden zwischen dem, was von Ihnen verlangt wurde, dem, was Sie gezahlt haben, und dem Ergebnis des Vergleichs zwischen den gezahlten Vorschüssen und den tatsächlichen Ausgaben.
Was stellt der angeforderte Betrag dar ?
Der angeforderte Betrag entspricht den Beträgen, deren Zahlung das Miteigentum von Ihnen verlangt hat. Es kann sich um Vorschüsse für die laufenden Lasten, um Beiträge zum Arbeitsfonds oder um einen besonderen Abruf handeln, der zur Finanzierung einer von der Generalversammlung beschlossenen Ausgabe bestimmt ist.
Ein angeforderter Betrag bleibt in Ihrer Aufstellung verzeichnet, solange er nicht bezahlt oder berichtigt wurde. Das Datum des Abrufs und sein Fälligkeitsdatum lassen erkennen, zu welchem Zeitpunkt die Zahlung zu erfolgen hatte.
Was stellt der Vorschuss dar ?
Der Vorschuss entspricht dem Betrag, der vom Miteigentümer in Erwartung der Lasten des Geschäftsjahres verlangt wird. Der Mittelabruf bezeichnet die vom Syndic ausgestellte Anforderung. Der Vorschuss bezeichnet den in Erwartung der Ausgaben angeforderten Betrag. Aus Sicht des Miteigentümers lässt er sich auch als Vorauszahlung auf die Lasten beschreiben. Dieser Vorschuss stellt noch nicht die endgültige Begleichung der Lasten des Geschäftsjahres dar. Er wird später mit den tatsächlich getätigten Ausgaben verglichen.
Was stellt der gezahlte Betrag dar ?
Der gezahlte Betrag entspricht den Zahlungen, die das Miteigentum tatsächlich erhalten und Ihrem Konto zugeordnet hat. Ein Abruf darf also nicht mit einer Zahlung verwechselt werden. Der erste ist eine Zahlungsanforderung. Die zweite ist das tatsächlich vereinnahmte Geld.
Wenn eine Zahlung zu fehlen scheint, sind ihr Datum, ihre Referenz und die ihr gegebene Zuordnung zu prüfen. Eine ohne klaren Verwendungszweck ausgeführte Überweisung kann sich mitunter nur schwer sofort der richtigen Einheit oder dem richtigen Miteigentümer zuordnen lassen.
Wie bildet sich der Saldo im Laufe des Jahres ?
Während des Geschäftsjahres kann der Saldo einfach die Differenz zwischen den bereits fälligen Abrufen und den verbuchten Zahlungen darstellen. Sind die angeforderten Beträge höher als die erhaltenen Zahlungen, weist die Aufstellung einen noch offenen Betrag aus. Umgekehrt kann eine vorzeitige oder über die bereits ausgestellten Abrufe hinausgehende Zahlung einen Betrag zugunsten des Miteigentümers ausweisen.
Dieser vorläufige Saldo sagt jedoch noch nicht aus, ob die jährlichen Lasten richtig geschätzt wurden. Er zeigt zunächst den Stand der Abrufe und Zahlungen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Was geschieht am Ende des Geschäftsjahres ?
Nach Abschluss des Geschäftsjahres werden die tatsächlichen Ausgaben des Miteigentums mit dem Haushaltsvoranschlag und den gezahlten Vorschüssen verglichen. Die Generalversammlung stellt die Konten des abgelaufenen Geschäftsjahres fest und genehmigt sie. Eine Einzelabrechnung ermöglicht es dann, den tatsächlichen Anteil der Ausgaben zu bestimmen, der jeder Einheit entspricht.
Sind die gezahlten Vorschüsse niedriger als der endgültige Anteil an den Lasten, ist ein Zusatzbetrag zu zahlen. Sind sie höher, weist die Abrechnung einen Betrag zugunsten des Miteigentümers aus. Dieser Betrag kann erstattet oder je nach den im Miteigentum geltenden Modalitäten mit künftigen Abrufen verrechnet werden.
Warum kann sich ein Saldo nach der Genehmigung der Konten ändern ?
Der im Laufe des Jahres ausgewiesene Saldo beruht hauptsächlich auf den bereits ausgestellten Abrufen und den verbuchten Zahlungen. Der jährliche Ausgleich führt eine neue Größe ein: die tatsächlichen Kosten der Lasten.
Ein Miteigentümer kann also alle seine Abrufe fristgerecht bezahlt haben und dennoch einen Zusatzbetrag leisten müssen, wenn die Ausgaben die Prognosen überschritten haben. Umgekehrt kann er genau die verlangten Beträge gezahlt haben und anschließend von einem günstigen Saldo profitieren, wenn die tatsächlichen Ausgaben geringer als vorgesehen ausgefallen sind.
Welche Prüfungen sind vorzunehmen ?
Um eine Situation zu verstehen, sollte man einer einfachen Logik folgen. Prüfen Sie zunächst die Summe der angeforderten Beträge und ihre Fälligkeiten. Vergleichen Sie diese Summe anschließend mit den verbuchten Zahlungen. Stellen Sie schließlich fest, ob die Aufstellung bereits einen Ausgleich aus den genehmigten Konten enthält oder ob sie nur eine vorläufige Situation im laufenden Geschäftsjahr darstellt.
Die laufenden Lasten und die für den Arbeitsfonds bestimmten Beträge müssen ebenfalls getrennt bleiben. Sie haben nicht dieselbe Funktion. Diese Unterscheidung wird ausführlicher in dem Artikel über die Funktionsweise der Mittelabrufe erläutert. Bei einer ungeklärten Abweichung verlangen Sie vom Syndic die Einzelheiten der Abrufe, der Ihrem Konto zugeordneten Zahlungen und der Berechnung des jährlichen Ausgleichs.
Referenztexte
Das geänderte Gesetz vom 16. Mai 1975 über das Statut des Miteigentums an bebauten Grundstücken und die großherzogliche Verordnung vom 13. Juni 1975 regeln insbesondere die Führung der Konten, ihre Genehmigung durch die Generalversammlung und die buchhalterische Situation jedes Miteigentümers. Der Arbeitsfonds ist durch Artikel 11bis des Gesetzes vom 16. Mai 1975 geregelt, eingeführt durch das Gesetz vom 30. Juni 2022.