Verwalter von Bürogebäuden
Ein Bürogebäude ist ein Miteigentum, doch sein Betrieb bringt besondere Anforderungen mit sich. Eigentümer, nutzende Unternehmen, technische Betreiber und Dienstleister haben nicht immer dieselben Verantwortlichkeiten oder denselben Informationsbedarf. Bei Petzerhiel organisieren wir die Verwaltung dieser Gebäude unter Berücksichtigung ihrer beruflichen Nutzung, ihrer Ausstattung und der von den Nutzern erwarteten Kontinuität.
Mehrere Kategorien von Ansprechpartnern
Die Verwaltung kann Miteigentümer und gewerbliche Mieter, Verwaltungsleitungen, Standortverantwortliche und Facility Manager sowie Wartungsunternehmen, Versicherer, Ingenieurbüros und Behörden zusammenbringen. Jede Anfrage muss dem richtigen Verantwortlichen zugewiesen werden: Ein von einem Nutzer gemeldeter Vorfall kann in den Zuständigkeitsbereich des Einheitseigentümers, des Miteigentums, des Vermieters, eines Wartungsvertrags oder eines technischen Dienstleisters fallen.
Zahlreichere technische Anlagen
Diese Gebäude umfassen häufig zahlreiche technische Anlagen: Zutrittskontrolle und automatische Türen, Aufzüge, Lüftung, Klimatisierung und Zentralheizung, Elektroinstallationen und Notstromaggregate, Alarmanlagen und Videoüberwachung, gemeinsame technische Netze und Anlagen, Parkplätze und Ladestationen oder Brandschutzeinrichtungen. Ihre Verwaltung setzt voraus, die Verträge, die Fristen, die Prüfungen und den Verlauf der Einsätze zu kennen.
Geschäftskontinuität
Eine Störung in einem Bürogebäude kann unmittelbare Folgen für die Tätigkeit der Nutzer haben. Die Nachverfolgung muss es ermöglichen zu wissen, wer den Vorfall gemeldet hat und wann er festgestellt wurde, welche Anlage betroffen ist, welcher Dienstleister kontaktiert wurde, welche vorläufige Maßnahme getroffen wurde und welche Frist angekündigt wurde, welche Entscheidung noch zu treffen ist und welche Unterlagen aufzubewahren sind.
Kosten und Abrechnungen
Die Verteilung der Kosten kann erschwert werden durch die unterschiedliche Nutzung der Einheiten, den individuellen Verbrauch, Anlagen, die bestimmten Bereichen eigen sind, die Nutzungszeiten, spezifische Verträge, Arbeiten in genutzten Bereichen und die Beziehungen zwischen Vermietern und Mietern. Grundlage bleiben die Miteigentumsordnung, die Urkunden, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung und die geltenden Regeln. Der Verwalter organisiert die für die Erstellung und Erläuterung der Abrechnungen erforderlichen Daten.
Arbeiten in einem genutzten Gebäude
Die Arbeiten müssen unter Berücksichtigung des Zugangs zu den Räumlichkeiten, der Betriebszeiten, der Sicherheit, der Belästigungen, der Pflichten der Unternehmen, der vorläufigen Maßnahmen, der Information der Nutzer sowie der Abnahme und Aufbewahrung der technischen Unterlagen vorbereitet werden.
Gebäudedokumentation
Eine nachhaltige Verwaltung setzt voraus, die Gebäudedokumentation an einem Ort zusammenzuführen, damit sie nutzbar bleibt, wenn die Ansprechpartner wechseln. Wir strukturieren insbesondere die Pläne und die technischen Unterlagen, die Verträge, die Garantien und die Kontaktdaten der Dienstleister, die Prüfberichte und die Vorfallverläufe, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung sowie die Budgets, die Rechnungen und die Versicherungsunterlagen.
Geeignete Werkzeuge
Petzerhiel setzt digitale Werkzeuge ein, um Informationen zu bündeln, Anfragen zu verfolgen und den Verlauf von Entscheidungen und Einsätzen festzuhalten. Synila bereitet zudem eine gesonderte Lösung für Bürogebäude vor. Diese Lösung wird gesondert entsprechend dem tatsächlichen Stand ihrer Entwicklung vorgestellt.