Transparenz

Bei Petzerhiel verstehen wir Transparenz als die Möglichkeit für jede befugte Person, jederzeit den Stand eines Vorgangs zu verstehen: die Herkunft einer Ausgabe, die getroffene Entscheidung und das, was noch zu erledigen bleibt. Sie setzt aktuell gehaltene Informationssysteme voraus, in denen jede Angabe wiedergefunden, abgeglichen und erklärt werden kann, auch mit zeitlichem Abstand zu den Ereignissen.

Sie beruht zunächst auf nachvollziehbaren Konten. Wir gleichen jede Bewegung mit dem entsprechenden Mittelabruf, der Rechnung, der Zahlung und der Entscheidung ab, sodass eine Ausgabe stets mit einem beschlossenen Beschluss und seinem Beleg verbunden ist. Die Entscheidungen werden nachvollziehbar aufbewahrt: Wir finden einen Beschluss mit seinem Wortlaut, dem Ergebnis der Abstimmung, der angewandten Mehrheit, seinem Wirkungsdatum, den eingeleiteten Maßnahmen und den erstellten Dokumenten wieder. Diese Nachvollziehbarkeit ermöglicht es, später festzustellen, auf welcher Grundlage ein Betrag aufgewendet wurde.

Wir sorgen zudem für die Nachverfolgung der Anfragen: Ein gemeldeter Vorfall oder eine gestellte Frage wird erfasst, einem Verantwortlichen zugewiesen und verfolgt, bis er abgeschlossen ist oder bis die erforderliche Entscheidung getroffen wird. Die Zugänge sind auf jeden Ansprechpartner abgestimmt: Die Miteigentümer, die Bewohner, die Dienstleister und die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben nicht dieselben Informationsbedürfnisse und nicht dieselben Zugriffsrechte, und wir üben Transparenz unter Wahrung der Rechte, der Vertraulichkeit und des Datenschutzes aus.

Schließlich muss die Information nutzbar bleiben, wenn die Personen wechseln. Die dokumentarische Organisation — die Ablage, die Benennung und die Aufbewahrung der Unterlagen — ist ebenso wichtig wie die laufende Kommunikation, denn sie gewährleistet die Kontinuität der Verwaltung über die vorhandenen Ansprechpartner hinaus.