Transparence

Comprendre l'état d'un dossier, l'origine d'une dépense, la décision prise et l'action qui reste à accomplir.

Chez Petzerhiel, nous concevons la transparence comme la possibilité, pour chaque personne autorisée, de comprendre à tout moment l'état d'un dossier : l'origine d'une dépense, la décision qui a été prise et ce qu'il reste à accomplir. Elle implique des systèmes d'information tenus à jour, où chaque donnée peut être retrouvée, rapprochée et expliquée, y compris à distance des faits.

Elle repose d'abord sur des comptes explicables. Nous rapprochons chaque mouvement de l'appel de fonds, de la facture, du paiement et de la décision correspondants, de sorte qu'une dépense soit toujours reliée à une résolution votée et à sa pièce justificative. Les décisions sont conservées de manière traçable : nous retrouvons une résolution avec sa formulation, le résultat du vote, la majorité appliquée, sa date d'effet, les actions engagées et les documents produits. Cette traçabilité permet, ultérieurement, d'établir sur quel fondement une somme a été engagée.

Nous assurons également le suivi des demandes : un incident signalé ou une question posée est enregistré, attribué à un responsable et suivi jusqu'à sa clôture ou jusqu'à la décision qu'il appelle. Les accès sont adaptés à chaque interlocuteur : les copropriétaires, les occupants, les prestataires et les membres du conseil syndical n'ont pas les mêmes besoins d'information ni les mêmes droits d'accès, et nous exerçons la transparence dans le respect des droits, de la confidentialité et de la protection des données.

Enfin, l'information doit rester exploitable lorsque les personnes changent. L'organisation documentaire — le classement, la dénomination et la conservation des pièces — a autant d'importance que la communication courante, car elle assure la continuité de la gestion au-delà des interlocuteurs en place.